Product management RUIS - Politie Amsterdam
De gemeente Amsterdam deelde vanuit de applicatie Straatnotes bepaalde informatie met de Politie Amsterdam. Dat ging weliswaar op een veilige manier, maar wel in een omslachtig en handmatig proces waardoor de informatie niet altijd overzichtelijk terug te vinden was. Aan ons de vraag om te helpen dit proces te verbeteren door in een design traject de ontwikkelaars van de politie Amsterdam te begeleiden met hun vraag: “Waarom gaan we wat maken, in welke vorm en voor wie?”.
Ontwerpend onderzoek
Ook al leek de oplossingsrichting duidelijk (de e-mailfunctie vanuit de applicatie Straatnotes vervangen), toch deden we een stap terug en brachten we eerst de informatiebehoefte in kaart bij de verschillende agenten die te maken hebben met jeugdoverlast.
Doordat we al langer werken in het veld van jeugdoverlast in Amsterdam was er al veel kennis aanwezig en konden we deze onderzoeksfase efficiënt inrichten. De problemen waar agenten in hun informatiebehoefte tegen aan liepen waren dan ook snel in kaart. De heldere visie van de Politie, Gebiedsgebonden politie (GGP), hielp enorm om daar prioriteit in aan te brengen.
Omdat er tijdens dit traject thuiswerken nog grotendeels verplicht was (ivm Corona) vonden veel sessie online plaats via Teams, waarbij Miro als presentatie en samenwerk omgeving werd gebruikt.
Tijdens ideation sessies werden een aantal heldere concepten bedacht als oplossing voor de geselecteerde problemen. De belangrijkste betrokkenen brachten hun stem uit, waarna de PO uiteindelijk de knoop door hakte en koos voor één concept: een hotspot app. Dit concept voorziet in de behoefte om een actueel beeld in overlastplekken te krijgen, wat volledig aansluit bij het gebiedsgebonden werken. De dwingende keuze om slechts één van deze concepten (als eerste) te realiseren gaf richting en duidelijkheid voor het vervolg traject.
“Eva heeft zich niet beperkt tot de kale opdracht, maar heeft ons gestimuleerd en gecoacht bij het verder nadenken. Wat is de echte behoefte en hoe kunnen we die invullen? Hoe krijgen we de vraag van de interne klant helder? Hoe kom je tot de meest wenselijke oplossing binnen de mogelijkheden?”
Aline van der Laan, Operationeel Specialist D & Regionaal Coördinator Partnerschap, Politie Amsterdam
Heldere MVP scope
Ter voorbereiding van de ontwikkeling bepaalde de Product Owner, UX-ers en ontwikkelaar samen de MVP scope (wat is het minimale product om mee live te gaan, zodat er zo snel mogelijk geleerd kan worden van gebruik van de applicatie). Een zwarte-gat workshop (”als dit project helemaal mislukt, waar heeft dat dan aan gelegen?”) hielp om een paar blinde vlekken in kaart te brengen, zodat deze op voorhand al opgelost werden.
Eerste versie van de applicatie, er is geen echte data te zien.
“Doordat je als begeleidende rol volledig buiten de organisatie staat is het ‘verkopen’ van de werkwijze (bijvoorbeeld een aantal Software Design Thinking methodes) soms extra lastig. Wanneer dit dan toch lukt, mensen de waarde ervan (in)zien en zelfs termen en gebruiken gaan overnemen, dan geeft dat juist weer heel veel energie!”
Eva Leffef, Algemeen directeur
Tijdens de ontwikkelingsfase werd de Product Owner ondersteund bij o.a. Agile werken, het opstellen van de programma,- en projectvisie en het bijhouden van de roadmap (met epics). Door telkens uit te rollen naar kleine groepjes gebruikers in plaats van in één keer live gaan voor alle gebruikers, verliep de livegang van de applicatie soepel. Kleine dingen die tijdens het in gebruik nemen naar boven kwamen konden zo gelijk opgelost worden.
“De communicatie met Eva is heel prettig. Ze is helder, geeft richting, luistert en helpt ons knopen door te hakken. Dit heeft geleid tot een erg goed product. Daarnaast heb ik als Product Owner veel van Eva geleerd.”
Aline van der Laan, Operationeel Specialist D & Regionaal Coördinator Partnerschap, Politie Amsterdam
- product management: Eva Leffef
- project management: Joost Bout
Ook richting door Product Management?
Tijdens een vrijblijvend intake- en adviesgesprek bespreken we jouw situatie en hoe we daarbij kunnen helpen.